Export DUAE în format XML pentru SEAP: Ghid tehnic complet

Exportul DUAE în format XML este pasul final înainte de depunerea ofertei în SEAP. Un fișier XML invalid poate însemna respingerea ofertei în ultimul moment. Acest ghid tehnic îți arată exact ce trebuie să știi.

De ce este important formatul XML

SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) procesează DUAE-urile într-un format standardizat la nivel european. Acest format este XML (eXtensible Markup Language).

Avantajele formatului XML

• Procesare automată - Sistemul poate extrage și valida datele
• Standardizare europeană - Același format în toate țările UE
• Interoperabilitate - Funcționează cu diferite platforme de achiziții
• Validare automată - Structura poate fi verificată instant

De ce nu PDF?

PDF-ul este util pentru vizualizare umană, dar:

• Nu permite extragerea automată a datelor
• Nu poate fi validat structural
• Necesită procesare manuală

Recomandare: Generează ambele formate - XML pentru SEAP, PDF pentru arhiva proprie.

Cerințele tehnice SEAP/SICAP

Versiunea schemei XML

SEAP acceptă DUAE conform schemei ESPD-EDM v2.1.1 (Electronic Single Procurement Document - Exchange Data Model).

Structura obligatorie

Fișierul XML trebuie să conțină:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<QualificationApplicationResponse>
  <UBLVersionID>2.2</UBLVersionID>
  <CustomizationID>...</CustomizationID>
  <ProfileID>...</ProfileID>
  <ID>...</ID>
  <IssueDate>YYYY-MM-DD</IssueDate>
  <ContractFolderID>...</ContractFolderID>
  <EconomicOperatorParty>...</EconomicOperatorParty>
  <TenderingCriterionResponse>...</TenderingCriterionResponse>
  ...
</QualificationApplicationResponse>

Encoding și caractere

• Encoding obligatoriu: UTF-8
• Caractere permise: Set Unicode standard
• Caractere problematice: ampersand, paranteze unghiulare, ghilimele (necesită escape)

Structura fișierului XML DUAE

Secțiunile principale

1. Header - Metadate despre document
2. ContractingParty - Autoritatea contractantă
3. EconomicOperatorParty - Datele operatorului
4. TenderingCriterion - Criteriile de calificare
5. TenderingCriterionResponse - Răspunsurile la criterii

Exemplu simplificat

<EconomicOperatorParty>
  <Party>
    <PartyIdentification>
      <ID schemeID="RO-CUI">12345678</ID>
    </PartyIdentification>
    <PartyName>
      <Name>COMPANIA EXEMPLU SRL</Name>
    </PartyName>
    <PostalAddress>
      <StreetName>Strada Exemplu nr. 10</StreetName>
      <CityName>București</CityName>
      <PostalZone>010101</PostalZone>
      <Country>
        <IdentificationCode>RO</IdentificationCode>
      </Country>
    </PostalAddress>
  </Party>
</EconomicOperatorParty>

Validarea XML înainte de upload

De ce să validezi

• Previi respingerea - SEAP refuză fișiere invalide
• Economisești timp - Nu mai corectezi în ultimul moment
• Identifici probleme - Știi exact ce trebuie corectat

Tipuri de validare

1. Validare sintactică (well-formed)

Verifică dacă XML-ul respectă regulile de bază:

• Tag-uri închise corect
• Atribute între ghilimele
• Encoding declarat corect

2. Validare structurală (schema)

Verifică conformitatea cu schema ESPD-EDM:

• Toate elementele obligatorii prezente
• Ordinea corectă a elementelor
• Valori în formatele acceptate

3. Validare de business

Verifică logica datelor:

• CUI în format valid
• Date în trecut/viitor unde e cazul
• Răspunsuri consistente

Instrumente de validare

Online:

• Validatorul ESPD oficial UE
• Validatoare XML generice

InstaDocs:

• Validare automată la export
• Raport detaliat al erorilor
• Sugestii de corecție

Erori comune de format și soluții

Eroare #1: Caractere speciale neescapate

Problema:

<Name>Compania A & B SRL</Name>

Soluția:

<Name>Compania A &amp; B SRL</Name>

Tabel de escape: | Caracter | Escape | |----------|--------| | & | &amp; | | < | &lt; | | > | &gt; | | " | &quot; | | ' | &apos; |

Eroare #2: Encoding incorect

Problema: Caractere românești (ă, î, ș, ț) afișate greșit

Soluția:

• Verifică declarația: <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
• Salvează fișierul efectiv în UTF-8
• Evită copy-paste din Word (adaugă caractere invizibile)

Eroare #3: Tag-uri neînchise

Problema:

<PartyName>
  <Name>Compania SRL
</PartyName>

Soluția:

<PartyName>
  <Name>Compania SRL</Name>
</PartyName>

Eroare #4: Elemente obligatorii lipsă

Problema: SEAP returnează "Element X is required"

Soluția:

• Verifică că ai completat toate câmpurile obligatorii în DUAE
• Folosește un generator care respectă schema completă

Eroare #5: Format dată incorect

Problema:

<IssueDate>15.03.2026</IssueDate>

Soluția:

<IssueDate>2026-03-15</IssueDate>

XML folosește formatul ISO 8601: YYYY-MM-DD

Diferențe PDF vs XML - când să folosești fiecare

Folosește XML pentru:

• ✓ Încărcare în SEAP/SICAP (obligatoriu)
• ✓ Procesare automată
• ✓ Conformitate cu cerințele legale

Folosește PDF pentru:

• ✓ Arhivare internă
• ✓ Verificare vizuală înainte de depunere
• ✓ Comunicare cu partenerii din consorțiu
• ✓ Backup de siguranță

Recomandarea noastră

Generează întotdeauna ambele:

1. XML pentru depunerea oficială în SEAP
2. PDF pentru uz intern și arhivă

Export automat din InstaDocs

Procesul de export

1. Finalizează completarea - Toate câmpurile obligatorii
2. Click Export - Deschide dialogul de export
3. Selectează format:
   • PDF - Pentru vizualizare și arhivă
   • XML (SEAP) - Pentru încărcare în platformă
4. Validare automată - Sistemul verifică:
   • Completitudine
   • Format corect
   • Structură validă
5. Descarcă - Fișierul gata de upload

Ce verifică InstaDocs automat

| Verificare | Descriere | |------------|-----------| | Câmpuri obligatorii | Toate completate | | Format CUI | 8 cifre valide | | Date | Format ISO corect | | Caractere | Escape automat pentru speciale | | Schema | Conformitate ESPD-EDM v2.1.1 | | Encoding | UTF-8 garantat |

În caz de erori

Dacă validarea identifică probleme:

1. Primești lista exactă a erorilor
2. Click pe eroare te duce la câmpul respectiv
3. Corectezi și reexportezi
4. Procesul durează secunde, nu ore

Troubleshooting - probleme la încărcare în SEAP

"Fișierul nu este valid XML"

Cauze posibile:

• Encoding incorect
• Caractere speciale neescapate
• Tag-uri neînchise

Soluție: Reexportă din InstaDocs cu validare activată.

"Structura nu corespunde schemei DUAE"

Cauze posibile:

• Versiune veche de schemă
• Elemente lipsă

Soluție: Verifică că folosești un generator actualizat pentru 2026.

"Eroare la procesare"

Cauze posibile:

• Probleme temporare SEAP
• Fișier corupt

Soluție: Așteaptă 10 minute și încearcă din nou. Dacă persistă, regenerează XML-ul.

Fișierul se încarcă dar datele apar greșit

Cauze posibile:

• Encoding UTF-8 nesalvat corect
• Caractere copy-paste din alte aplicații

Soluție: Exportă direct din InstaDocs, fără editare manuală ulterioară.

Concluzie

Exportul DUAE în format XML nu trebuie să fie un coșmar tehnic. Cu instrumentele potrivite, procesul este simplu și sigur:

1. Completează DUAE în InstaDocs
2. Lasă sistemul să valideze
3. Exportă XML și PDF
4. Încarcă în SEAP fără griji

Validarea automată elimină 99% din problemele tehnice care duc la respingerea ofertelor.

---

Vrei export XML fără bătăi de cap?

Încearcă InstaDocs gratuit și exportă DUAE valid pentru SEAP în câteva secunde.